Om løsningen
Saksdialog
All kontakt med søkeren samles i søknaden. Interne notater og e-post havner i én tidslinje, og søkeren svarer rett fra sin egen e-post – uten innlogging.
Slik fungerer det
Fra spørsmål til svar i saken
Saksbehandleren skriver i søknaden. Søkeren svarer som på en vanlig e-post.
01
Skriv i søknaden
Saksbehandleren åpner søknaden og skriver en melding til søkeren, eller et internt notat til kollegene.
02
Søkeren får e-post
Meldingen sendes fra stiftelsens egen adresse, med saksnummer i emnet og en unik svaradresse for saken.
03
Søkeren svarer
Søkeren trykker «Svar» i sitt eget e-postprogram og kan legge ved filer. Ingen innlogging trengs.
04
Svaret havner i saken
Svaret og vedleggene legges automatisk i tidslinjen, og saksansvarlig ser at det har kommet et nytt svar.
Funksjoner
Laget for saksbehandling
Tidslinje
Hele samtalen på ett sted
Alt som skjer i en sak står i én tidslinje rett under søknaden: e-post til søkeren, svar tilbake, interne notater og endringer.
- Faner for alle innlegg, interne notater, dialog med søker og vedlegg
- Leveringsstatus på hver e-post: sendt, levert eller avvist
- Svar fra søker merkes som nye til noen har lest dem
- Den originale e-posten kan alltid åpnes
Interne notater
Snakk med kollegene i saken
Interne notater er bare synlige for saksbehandlere. Bruk dem til vurderinger, avklaringer og beskjeder underveis.
- Nevn kolleger med @ – de får varsel og en liste over uleste nevninger
- Legg ved filer i notater og e-post
- Notater kan rettes en kort stund etter at de er lagret
- Bytt mellom internt notat og e-post til søker med ett klikk
Ansvar og oppfølging
Ingen saker blir liggende
Hver sak har én saksansvarlig, og dialogen viser hvor lenge dere har ventet på søkeren.
- Saksansvarlig kan settes fra skjemaet eller med «Ta saken»
- Sett en oppfølgingsdato, for eksempel en frist for rapport
- Avslutt dialogen med en årsak når saken er ferdig
- Svar som kommer etter avslutning avvises, og søkeren får beskjed
Oversikt
Se hva som venter på deg
Samtaleoversikten viser alle dialoger på tvers av søknader, sortert etter hva som trenger handling.
- Faner for nye svar, følg opp, venter på søker og avsluttet
- Filtrer på dine saker, saker uten ansvarlig eller alle
- Søk på navn, e-post, saksnummer eller telefon
- Morgenoppsummering på e-post for dem som ønsker det
Søknadslisten
Dialogstatus der du allerede jobber
Saksdialog legger seg inn i søknadslisten i GravityView, så du ser status uten å åpne hver sak.
- Merker som «Nytt svar», «Venter 6 dager» og «Avsluttet»
- Filterlenker for nye svar, oppfølging, venter på søker og avsluttet
- Dialogen ligger i samme bilde som vedtak og søknad
Mer i løsningen
Detaljene som gjør hverdagen enklere
For saksbehandlere
- Svarmaler med flettefelt som navn, saksnummer og frister
- Vedleggssamling med alle filer i saken og nedlasting som zip
- Morgenoppsummering med nye svar, oppfølging og nevninger
- Arkivkopi (BCC) av all korrespondanse til arkivsystemet
For drift og personvern
- Roller og tilgang styrer hvem som kan lese, skrive notater og sende e-post
- Sperrede vedlegg – filer lastes bare ned via løsningen, aldri direkte
- Eksport og sletting av personopplysninger med WordPress sine verktøy
- Oppbevaringstid og testmodus før utsending slås på
Teknisk
Bygget på verktøy dere kjenner
Saksdialog er en utvidelse til WordPress, utviklet av Mediebruket.
- Søknadsskjema i Gravity Forms og saksbehandling i GravityView
- E-post sendes og tas imot via Lettermint, med signerte webhooks
- Hver dialog får sin egen svaradresse på et eget subdomene
- Kortkoder for dialog, oversikt, nevninger, vedlegg og status
Om denne siden: Lysverk er en fiktiv stiftelse laget for å vise Saksdialog i bruk. Alle navn og søknader er oppdiktet. Vil du vite mer, ta kontakt med Mediebruket.